SPW 't Stadspark

Privacy

Laatste update: 2 juni 2019

Ingang: 15 juni 2019

We hebben ons privacybeleid aangepast om rekening te houden met SP_ATIE, ons nieuw inschrijvingssysteem.

Dit privacybeleid maakt duidelijk welke gegevens we verzamelen en waarvoor we ze gebruiken.

Welke gegevens verzamelen we, hoe lang en waarom?

Kinderen en ouders

Wat verzamelen we?

We verzamelen de volgende gegevens:

  • Naam en voornaam van het kind: om het kind te kunnen aanspreken en identificeren.
  • Opmerkingen (o.a. allergieën): om de juiste zorg te kunnen bieden voor elk kind.
  • Contactgegevens van de ouders: om, indien nodig, ouders te kunnen contacteren. Dit omvat o.a. naam, e-mailadres, telefoonnummer.
  • Aanwezigheden en inschrijvingen
  • Toestemmingen omtrent foto’s om te kijken van wie we foto’s mogen maken en van wie niet.

Als je je registreert op SP_ATIE, slaan we ook volgende gegevens op:

= Gebruikersnaam: om in te loggen en je te identificeren. Je kiest zelf welke gebruikersnaam je gebruikt (als je keuze nog beschikbaar is).

  • E-mailadres, om in te loggen en om je te contacteren (bv. bij het verlies van een wachtwoord of een wijziging in een activiteit). We kunnen dit ook gebruiken om je onze nieuwsbrief te sturen, maar daar vragen we je expliciet toestemming voor.
  • Wachtwoord, om in te loggen. We slaan nooit je wachtwoord op, maar maken hierbij gebruik van een hash.

Daarnaast maken we mogelijk foto’s, afhankelijk van je toestemming.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Accounts op SP_ATIE blijven behouden zolang je ze niet verwijdert.

Kinderen die aan een account op SP_ATIE gelinkt zijn, blijven behouden zolang het account bestaat.

Gegevens van kinderen die niet aan een account gelinkt zijn, worden aan het einde van de zomer verwijderd.

Uitzondering hierop is je toestemming om foto’s te maken. Deze bewaren we zolang we deze nodig hebben om foto’s van je kind te bewaren en gebruiken (dus max. 10 jaar, zoals eerder geschreven).

Aanwezigheden worden aan het einde van de zomer verwijderd, ongeacht of je een account hebt. We houden hier enkel anonieme statistische gegevens van bij (hoeveel kinderen er op welke dag waren, maar niet wie). Hetzelfde geldt voor inschrijvingen voor activiteiten vooraf.

Foto’s worden maximaal 10 jaar bewaard.

Monitoren

Van monitoren verzamelen we volgende gegevens:

  • Naam en voornaam: om je te identificeren
  • Foto: om op de website te tonen. Optioneel
  • Cursussen (EHBO, VDS enz.). Optioneel
  • Jaar vanaf wanneer je monitor was: om te kunnen kijken hoeveel ervaring je hebt.
  • Contactgegevens (o.a. telefoonnummer, e-mail): om je in geval van nood te kunnen bereiken.

Je kan als leider zelf kiezen welke van deze gegevens op de site verschijnen. In SP_ATIE zijn ze toegankelijk voor medeleiders.

Om je privacy te beschermen, krijgt ieder leider een e-mailadres van de SPW. Dit is voornaam@spwstadspark.be (tenzij je iemand jouw voornaam al heeft). Alle mails worden doorgestuurd naar je echte mailadres. We gebruiken je echt mailadres niet. Mails die doorgestuurd worden, slaan we niet op.

Hoe lang bewaren we ze?

We houden deze gegevens bij zolang je monitor bent. Daarna worden ze zo snel mogelijk verwijderd.

Bezoekers van onze websites

Als je één van onze websites bezoekt (spwstadspark.be of een subdomein hiervan, zoals spatie.spwstadspark.be), vragen we je mogelijks toestemming om statistische gegevens te verzamelen over je bezoek. Geef je die toestemming, dan kunnen we o.a. volgende gegevens van je verzamelen:

  • IP-adres (geanonimiseerd)
  • Type apparaat, browser en schermgrootte
  • Tijdstip en duur van je sessie
  • Welke pagina’s je bezocht

We gebruiken hiervoor Matomo. Deze gegevens worden maximaal een half jaar (zes maanden) bewaard. Ze worden enkel gebruikt om de website te verbeteren.

Hoe bewaren we ze?

We gebruiken verschillende zorgvuldig gekozen partners voor het verwerken van je gegevens. Met elk van hen hebben we een DPA (dataverwerkingsovereenkomst). Hierin verklaren ze dat ze de Europese databeschermingswetgeving (GDPR) zullen respecteren.

SPW ‘t Stadspark behoudt zich het recht in de toekomst met andere partijen samen te werken. We houden hierbij wel altijd rekening met de geldende privacywetgeving.

We delen je gegevens niet met derden, hetzij op verzoek van gerechtelijke instanties.

Welke rechten heb je?

Je hebt, conform de GDPR, altijd het recht om je gegevens in te kijken, te laten aanpassen en te laten verwijderen.

Als je je rechten wilt uitoefenen, dan moet je ons contacteren. Onderaan dit privacybeleid staat hoe je dat doet.

Heb je een account op SP_ATIE? Dan kan je daar ook sommige persoonlijke gegevens opvragen en aanpassen. Voor andere wijzigingen moet je ons contacteren.

Houd er wel rekening mee dat als je je gegevens verwijdert, het voor ons is alsof je nooit op onze SPW bent geweest. We zullen je bij herinschrijving opnieuw € 1,50 extra moeten aanrekenen.

Waar kan je terecht voor klachten?

Heb je een klacht? Neem dan contact met ons op. Onderaan dit privacybeleid vind je onze contactgegevens.

Ben je niet tevreden over de oplossing? Dan ben je altijd vrij om je te wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Wat gebeurt er bij datalekken?

Geen enkel systeem is waterdicht. We doen ons best om je gegevens veilig te houden. Mochten we een lek ontdekken, zullen we de Gegevensbeschermingsautoriteit zo snel mogelijk op de hoogte brengen, zoals de wet het voorschrijft. Als het lek dusdanig groot is, zullen we je ook persoonlijk proberen op de hoogte stellen (bv. per e-mail).

Mocht je zelf een lek vinden in onze applicaties, dan appreciëren we het als je ons hiervan op de hoogte stelt door een mail te sturen naar ward@spwstadspark.be. We zullen het gat zo snel mogelijk dichten en je krijgt onze eeuwige waardering.

Wijzigingen aan dit beleid

Wanneer we dit privacybeleid wijzigen, zullen we dit minstens twee weken voor de wijziging aankondigen op onze website. Mensen met een account op SP_ATIE zullen ook een mail krijgen.

Ben je het eens met de wijzigingen? Dan hoef je niks te doen.

Ben je het niet eens met de wijzigingen? Dan contacteer je ons voor de ingangsdatum (zoals hieronder vermeld). Wij zullen dan al je gegevens verwijderen.

Hoe contacteer je ons?

Je kan contact met ons opnemen door een mail te sturen naar privacy@spwstadspark.be. We doen ons best om binnen drie werkdagen te antwoorden. Als je een dataverzoek opvraagt of je gegevens wilt verwijderen, kan dit langer duren.

Privacy en kinderen

Meer informatie over privacy op maat van kinderen, vind je o.a. op ikbeslis.be